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Une prestation pour optimiser l'organisation de votre évènement.

Du secrétariat général de la conférence (en français ou bilingue anglais) qui s'inscrit sur plusieurs mois à un appui technique temporaire lors de la manifestation, l'intervention est modulable pour s'adapter à vos attentes et à vos besoins. L'efficacité de notre intervention repose sur l'expérience acquise en gestion de projet, la connaissance des différentes étapes, la  maîtrise et la coordination des tâches du fait d'une vision globale, les compétences scientifiques qui permettent de comprendre les attentes, un bon relationnel qui facilite la gestion des relations avec les prestataires extérieurs, un engagement sans faille à vos côté. Nous mettons à votre disposition des outils performants de gestion en ligne des tâches administratives et scientifiques mais aussi une plateforme virtuelle pour les évènements virtuels ou hybrides.

• effectuer un diagnostic préalable et proposer un rétroplanning des tâches à mettre en oeuvre...

• organiser les réunions périodiques des comités d'organisation et scientifique...

• contribuer à la promotion de la manifestation...

• administrer les relations avec les participants (gestion comptable et financière, paiement en ligne...)

• gérer les relations avec les auteurs (soumission en ligne des résumés et des articles...)

• accompagner le comité scientifique pour la construction du programme
  

• produire les documents (des flyers et affiches jusqu'au programme et actes...)

• monter l'exposition industrielle et suivre les relations avec les exposants...

• participer au développement des partenariats et sponsorings...

• piloter les relations avec la presse (produire le communiqué de presse, le dossier de presse, constituer la liste de presse, suivre les contacts,...)

• prendre en charge tous les à-côtés (organiser l'hébergement des invités, des participants, des étudiants, la restauration, les dîners, les réunions,...)

• organiser les commandes de matériel (mallette et son contenu, cadeaux, badges,...)

• gérer les prestataires extérieurs (appels d'offres, étude comparative, suivi des réalisations...)

• monter le programme social (pauses café, soirée de gala, excursions, cocktail de bienvenue, programmes accompagnants,...)

• organiser l'installation sur site en lien avec le gestionnaire du site...

• organiser l'accueil sur site des participants et assurer le bon déroulement pendant la durée de la manifestation

• organisation d'une régie pour les évènements hybrides ou virtuels

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Contactez nous par courriel pour exposez vos besoins et obtenir une étude détaillée et une proposition de prestation adaptée.

Sur demande, vous pouvez également tester les fonctionnalités de notre solution intégrée de management de conférence en ligne.